الإدارة والموارد البشرية والسكرتارية: كيف تجد الشخص المناسب لمكتبك
من تحتاج بالضبط: موظف استقبال أم سكرتير أم مدير مكتب
حتى أصحاب العمل يخلطون بين المسميات الوظيفية في المكتب. موظف الاستقبال يستقبل العملاء وينظّم تدفق الزوار، والسكرتير يتولى المراسلات وجدول المدير، ومدير المكتب يهتم بالمستلزمات والمشتريات والأوراق، والمساعد التنفيذي يتولى المهام الشخصية والعملية للمدير، ومسؤول الموارد البشرية يشغل الشواغر ويدير ملفات الموظفين. إذا خلطت بين الأدوار فسيأتيك مرشح بخبرة غير مناسبة.
في BlaBlaPrice تصف الشاغر مرة واحدة ويرد المرشحون بأنفسهم. والخدمة مجانية لصاحب العمل.
أين تبحث
ماذا تكتب في الشاغر
- المنصب والمهام — قائمة بالمهام اليومية، وليس المسمى فقط.
- ساعات العمل — 5/2، أو ورديات، أو دوام جزئي؛ وهل يحدث عمل إضافي.
- الراتب — الراتب الأساسي والمكافأة والتوظيف الرسمي.
- عنوان المكتب — المدينة والحي، وهل يوجد موقف سيارات ومواصلات.
- البرامج والمهارات — Excel وQuickBooks وأنظمة إدارة العملاء والبريد الإلكتروني والمكالمات واللغة الإنجليزية.
- الخبرة — كم سنة، وهل تلزم خطابات توصية.
- موعد البدء — من أي تاريخ تحتاج الشخص.
مثال: «مطلوب موظف استقبال لعيادة أسنان في الدوحة، نظام 2/2، من 9:00 إلى 20:00. حجز مواعيد المرضى والرد على المكالمات والصندوق والعمل على نظام إدارة العملاء. خبرة لا تقل عن سنة. الراتب 870 ر.ق. شهريًا مع مكافأة. يمكن البدء من يوم الاثنين القادم.»
فكّر في الصفات الشخصية أيضًا. موظف الاستقبال يحتاج إلى الهدوء تحت الضغط واللطف، والسكرتير إلى الدقة والالتزام بالمواعيد، ومدير المكتب إلى حسن التنظيم، والمساعد التنفيذي إلى كتمان تام. اذكر ذلك في الشاغر بجملة واحدة، وسيرد أصحاب الطباع المناسبة.
وفي وظائف الموارد البشرية اذكر أي شواغر سيشغلها الشخص وبأي سرعة، وهل توجد ميزانية لإعلانات الوظائف وما الأدوات المستخدمة. أما موظف الاستقبال فاذكر العملاء الذين سيتعامل معهم وهل يهمّ المظهر اللائق.
وإذا لم تكن متأكدًا أنك تحتاج وظيفة بدوام كامل فحاول أن تصف الحجم الفعلي للمهام: أحيانًا يكفي الدوام الجزئي، وهذا يخفض التكاليف بشكل ملحوظ.
كيف تختار المرشح
تصل الردود في المحادثة: يحدثك الشخص عن خبرته وموعد بدئه والراتب الذي يتوقعه. يعرض النظام أفضل عرض من حيث المضمون أولًا، وتظهر التقييمات بجانب كل عرض. قارن بحسب المهام، وليس فقط «سنوات الخبرة»: فموظف الاستقبال في صالون وفي فندق يؤديان عملين مختلفين. وفي المقابلة اطرح سؤالًا عن موقف: «عميل يشتكي من وقت الانتظار، ماذا تفعل؟». وللسكرتير أو المساعد تهمّ اللغة الجيدة وكتمان الأسرار، وللموارد البشرية أمثلة على شواغر أُغلقت. بيانات التواصل مخفية، ولا يحصل على هاتفك إلا المرشح الذي تختاره.
المزيد في صفحة «كيف يعمل الموقع». وإذا كنت تحتاج مدير مبيعات فراجع أيضًا التجزئة والمبيعات.
يبقى الطلب فعالًا 30 يومًا ويمكن تعديله وتمديده. وإذا كانت الردود قليلة فأضف تفاصيل عن ساعات العمل أو الراتب أو موقع المكتب.
إذا كنت تبحث عن وظيفة
سجّل في BlaBlaPrice كمزوّد خدمة، واختر هذه الفئة والمنطقة، وردّ على الشواغر بطلبك الخاص: خبرتك، ومتى أنت مستعد للبدء، وما الراتب الذي يناسبك.
