אדמיניסטרציה, משאבי אנוש ומזכירות: איך מוצאים את האדם הנכון למשרד שלך
את מי בדיוק אתה צריך: פקידת קבלה, מזכירה או מנהלת משרד
גם מעסיקים מבלבלים בין שמות התפקידים במשרד. פקידת קבלה מקבלת לקוחות ומנהלת את זרימת המבקרים, מזכירה מטפלת בדואר ובלוח הזמנים של המנהל, מנהל משרד דואג לציוד, לרכש ולניירת, עוזר אישי למנכ״ל לוקח על עצמו סידורים אישיים ועסקיים של הבוס, ומנהל משאבי אנוש ממלא משרות ומטפל בתיקי עובדים. אם תערבב בין התפקידים, המועמד יגיע עם ניסיון לא מתאים.
ב-BlaBlaPrice אתה מתאר את המשרה פעם אחת ומועמדים עונים בעצמם. למעסיק זה חינם.
איפה לחפש
- פקידת קבלה / אדמיניסטרטור — מספרה, מרפאה, מלון, סטודיו; חשובים עבודה מול לקוחות ומערכת הזמנות.
- מזכירה — שיחות, דואר, לוח פגישות, מסמכים.
- מנהל משרד — קניית ציוד משרדי, תיעוד, קשר עם ספקים, שליחים וקבלנים.
- מנהל משאבי אנוש, מגייס — גיוס, תיקי עובדים, קליטה.
- עוזר אישי למנהל — סיוע, נסיעות, תקשורת, סודיות.
מה לכתוב במשרה
- התפקיד והמשימות — רשימה של משימות יומיומיות, לא רק שם התפקיד.
- שעות עבודה — 5/2, משמרות, משרה חלקית; ואם יש שעות נוספות.
- שכר — משכורת, בונוס, העסקה רשמית.
- כתובת המשרד — עיר, אזור, ואם יש חניה ותחבורה.
- תוכנות וכישורים — Excel, QuickBooks, CRM, דוא״ל, שיחות, אנגלית.
- ניסיון — כמה שנים, ואם נדרשות המלצות.
- התחלה — מאיזה תאריך אתה צריך את האדם.
דוגמה: “מחפשים פקידת קבלה למרפאת שיניים בתל אביב, משמרות 2/2, מ-9:00 עד 20:00. קביעת תורים למטופלים, שיחות, קופה, עבודה ב-CRM. לפחות שנת ניסיון. שכר 730 ₪ לחודש בתוספת בונוס. אפשר להתחיל מיום שני הבא.”
חשוב גם על תכונות אישיות. פקידת קבלה צריכה להישאר רגועה תחת לחץ ולהיות חייכנית, מזכירה צריכה להיות מדויקת ודייקנית, מנהל משרד מאורגן, ועוזר אישי למנהל דיסקרטי לגמרי. כתוב את זה במשרה במשפט אחד, ואנשים עם המזג המתאים יענו.
בתפקיד משאבי אנוש ציין אילו משרות האדם ימלא ובאיזו מהירות, אם יש תקציב לפרסום משרות ובאילו כלים משתמשים. לפקידת קבלה ציין עם אילו לקוחות היא תעבוד ואם מראה מטופח חשוב.
אם אתה לא בטוח שאתה צריך משרה מלאה, נסה לתאר את היקף המשימות בפועל: לפעמים משרה חלקית מספיקה, וזה מוריד עלויות באופן ניכר.
איך בוחרים מועמד
התשובות מגיעות בצ׳אט: האדם מספר על ניסיון, מועד התחלה ושכר שהוא מצפה לו. המערכת מציגה ראשונה את ההצעה הטובה ביותר לגופו של עניין, וביקורות נראות ליד כל אחת. השווה לפי תחומי אחריות, לא רק לפי “שנות ניסיון”: פקידת קבלה במספרה ובמלון עושות דברים שונים. בראיון תן שאלה מצבית: “לקוח מתלונן על זמן ההמתנה, מה אתה עושה?” למזכירה או לעוזר אישי חשובים שפה טובה ודיסקרטיות; למשאבי אנוש, דוגמאות של משרות שנסגרו. פרטי הקשר חסויים, ורק המועמד שבחרת מקבל את הטלפון שלך.
עוד בדף “איך זה עובד”. אם אתה צריך מנהל מכירות, ראה גם קמעונאות ומכירות.
הבקשה נשארת פעילה 30 ימים ואפשר לערוך אותה ולהאריך. אם יש מעט תשובות, הוסף פרטים על שעות העבודה, השכר או מיקום המשרד.
אם אתה מחפש עבודה
הירשם ב-BlaBlaPrice כנותן שירות, בחר את הקטגוריה והאזור וענה על משרות עם הצעה משלך: הניסיון שלך, מתי אתה מוכן להתחיל ואיזה שכר מתאים לך.
