Як знайти секретаря в офіс: діловодство, календар, прийом гостей
Секретар сьогодні — це не лише телефон
Класичний секретар приймає дзвінки, зустрічає відвідувачів, веде діловодство, реєструє вхідні та вихідні документи, готує накази й листи. Інколи додається календар керівника, замовлення квитків і організація нарад. У великих компаніях діє система електронного документообігу (СЕД), у малих — звичайні таблиці й пошта. Тому уточнюй, з чим саме доведеться працювати.
Окремо подумай про мови. Якщо компанія спілкується з іноземними партнерами, вкажи мову й рівень, наприклад англійська B2. Тоді відповідатимуть лише ті, хто справді підходить.
Що впливає на оплату
- Обсяг діловодства та складність документів.
- Мови та рівень знання.
- Програми: MS Office, СЕД, 1С.
- Графік і місце роботи.
- Досвід роботи на аналогічній посаді.
Що вказати у вакансії
- Обов’язки — діловодство, календар керівника.
- Зарплата — сума на місяць.
- Місце роботи — місто й район.
- Графік — 5/2 з 9:00 до 18:00.
- Мови — англійська B2.
- Оформлення — офіційно.
- Досвід — від 1 року.
- Програми — MS Office, СЕД.
Приклад: «Шукаю секретаря в офіс компанії, Київ, Шевченківський район. Обов’язки: діловодство, ведення календаря керівника, зустріч відвідувачів, організація нарад. Англійська B2, MS Office і система електронного документообігу. Графік 5/2 з 9:00 до 18:00, офіційно, досвід від 1 року. Зарплата 20 000 грн.»
Як знайти секретаря через BlaBlaPrice
Напиши один запит зрозумілою мовою. Після перевірки (без реклами та сторонніх контактів) його побачать кандидати категорії у твоєму регіоні. Вони відповідають у чаті: досвід, мови, коли можуть почати, очікувана оплата. Платформа першою показує найвигіднішу за змістом пропозицію, поруч видно відгуки. Твій телефон прихований, контакти отримає лише обраний кандидат.
На співбесіді звертай увагу на грамотність, охайність, манеру спілкування. Попроси написати короткий діловий лист або оформити прикладний документ. Спитай про роботу з конфіденційною інформацією та про те, як кандидат пріоритизує завдання, коли їх кілька одночасно. Домовся про випробувальний термін. Якщо у вас електронний документообіг, покажи кандидату систему на співбесіді й перевір, чи швидко він орієнтується. Для керівника з частими зустрічами важливо, щоб секретар умів тримати розклад і вчасно нагадувати про зміни.
Для тих, хто шукає роботу
Якщо шукаєш роботу секретаря, зареєструйся на BlaBlaPrice як виконавець, обери цю категорію й регіон, і отримуй вакансії роботодавців для відповіді.
Суміжні вакансії: офіс-менеджер та помічник керівника. Докладніше — на сторінці «Як це працює».
