Administration, HR und Sekretariat: so findest du die richtige Person für dein Büro
Wen genau du brauchst: Empfang, Sekretariat oder Büroleitung
Selbst Arbeitgeber verwechseln im Büro die Berufsbezeichnungen. Eine Empfangsmitarbeiterin begrüsst Kunden und steuert den Besucherstrom, ein Sekretär kümmert sich um die Korrespondenz und den Terminkalender der Chefin, eine Büroleiterin sorgt für Material, Einkauf und Papierkram, ein Assistent der Geschäftsleitung übernimmt persönliche und geschäftliche Besorgungen für den Chef, und eine HR-Managerin besetzt Stellen und führt die Personalakten. Wenn du die Rollen vermischst, kommt der Kandidat mit der falschen Erfahrung.
Auf BlaBlaPrice beschreibst du die Stelle einmal, und Kandidaten antworten von selbst. Für den Arbeitgeber ist es kostenlos.
Wo du suchen kannst
- Empfang / Administration — Salon, Praxis, Hotel, Studio; wichtig sind der Umgang mit Kunden und ein Buchungssystem.
- Sekretariat — Anrufe, Post, Sitzungsplanung, Dokumente.
- Büroleitung — Büromaterial einkaufen, Ablage, Kontakt zu Lieferanten, Kurieren und Auftragnehmern.
- HR-Manager, Recruiter — Anstellung, Personalakten, Einarbeitung.
- Assistenz der Geschäftsleitung — Unterstützung, Reisen, Kommunikation, Vertraulichkeit.
Das gehört in die Stellenbeschreibung
- Position und Aufgaben — eine Liste der täglichen Aufgaben, nicht nur der Titel.
- Arbeitszeiten — 5/2, Schichten, Teilzeit; ob es Überstunden gibt.
- Lohn — Gehalt, Prämie, reguläre Anstellung.
- Büroadresse — Stadt, Quartier, ob es Parkplätze und eine Anbindung gibt.
- Software und Kenntnisse — Excel, QuickBooks, CRM, E-Mail, Telefon, Englisch.
- Erfahrung — wie viele Jahre, ob Referenzen nötig sind.
- Beginn — ab welchem Datum du die Person brauchst.
Beispiel: «Gesucht wird eine Empfangsmitarbeiterin für eine Zahnarztpraxis in Zürich, Arbeitsplan 2/2, 9:00 bis 20:00 Uhr. Patiententermine vergeben, Telefon, Kasse, Arbeit mit einem CRM. Mindestens ein Jahr Erfahrung. Lohn CHF 200 pro Monat plus Prämie. Beginn ab nächstem Montag möglich.»
Denk auch an persönliche Eigenschaften. Am Empfang braucht es Gelassenheit unter Druck und Freundlichkeit, im Sekretariat Genauigkeit und Pünktlichkeit, in der Büroleitung Organisationstalent, in der Assistenz der Geschäftsleitung absolute Diskretion. Schreib das in einem Satz in die Stelle, und Leute mit dem passenden Temperament melden sich.
Für eine HR-Rolle nenne, welche Stellen die Person besetzen soll und wie schnell, ob es ein Budget für Stelleninserate gibt und welche Tools im Einsatz sind. Für den Empfang sag, mit welchen Kunden die Person zu tun haben wird und ob ein gepflegtes Auftreten wichtig ist.
Wenn du nicht sicher bist, ob du eine Vollzeitstelle brauchst, versuche den tatsächlichen Umfang der Aufgaben zu beschreiben: Manchmal reicht Teilzeit, was die Kosten spürbar senkt.
So wählst du einen Kandidaten aus
Die Antworten kommen im Chat: Die Person erzählt von ihrer Erfahrung, dem Eintrittsdatum und dem erwarteten Lohn. Das System zeigt das inhaltlich beste Angebot zuerst, und die Bewertungen sind neben jedem sichtbar. Vergleiche nach Aufgaben, nicht nur nach «Jahren Erfahrung»: Eine Empfangskraft im Salon und im Hotel macht Unterschiedliches. Stelle im Gespräch eine Situationsfrage: «Ein Kunde beschwert sich über die Wartezeit, was tust du?» Beim Sekretariat oder der Assistenz zählen gute Sprachkenntnisse und Diskretion, bei HR Beispiele erfolgreich besetzter Stellen. Die Kontaktdaten sind verborgen, und nur der gewählte Kandidat erhält deine Telefonnummer.
Mehr auf der Seite «So funktioniert es». Wenn du einen Verkaufsleiter brauchst, sieh dir auch Detailhandel und Verkauf an.
Die Anfrage bleibt 30 Tage aktiv und kann bearbeitet und verlängert werden. Wenn es wenige Antworten gibt, ergänze Angaben zu Arbeitszeiten, Lohn oder Bürostandort.
Wenn du eine Stelle suchst
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