Sekretär/in

So findest du eine Sekretärin: Ablage, Kalender, Empfang von Gästen

Aktualisiert 23. Oktober 2026

Eine Sekretärin ist heute mehr als ein Telefon

Eine klassische Sekretärin nimmt Anrufe entgegen, empfängt Besucher, führt die Ablage, registriert ein- und ausgehende Dokumente und bereitet Anweisungen und Briefe vor. Manchmal kommen der Kalender des Chefs, das Buchen von Tickets und die Organisation von Sitzungen dazu. Grosse Unternehmen nutzen ein Dokumentenmanagementsystem, kleine einfache Tabellen und E-Mail. Sag deshalb genau, womit die Person arbeiten wird.

Überleg dir die Sprachen separat. Wenn das Unternehmen mit ausländischen Partnern zu tun hat, nenne die Sprache und das Niveau, zum Beispiel fliessend Englisch. Dann melden sich nur Leute, die wirklich passen.

Was den Lohn beeinflusst

• Das Volumen der Ablage und die Schwierigkeit der Dokumente.
• Sprachen und Sprachniveau.
• Software: MS Office, ein Dokumentenmanagementsystem, QuickBooks.
• Arbeitszeiten und Arbeitsort.
• Erfahrung in einer ähnlichen Stelle.

Was in die Ausschreibung gehört

• Aufgaben — Ablage, Kalender des Chefs.
• Lohn — Monatsbetrag.
• Arbeitsort — Stadt und Quartier.
• Arbeitszeiten — fünf Tage die Woche, 9:30 bis 18:30 Uhr.
• Sprachen — fliessend Englisch.
• Konditionen — offizielle Anstellung.
• Erfahrung — ab 1 Jahr.
• Software — MS Office, Dokumentensystem.

Beispiel: «Ich suche eine Sekretärin für ein Firmenbüro in Zürich. Aufgaben: Ablage, Verwaltung des Kalenders des Chefs, Empfang von Besuchern, Organisation von Sitzungen. Fliessend Englisch, MS Office und ein elektronisches Dokumentensystem. Fünf Tage die Woche, 9:30 bis 18:30 Uhr, offizielle Anstellung, Erfahrung ab 1 Jahr. Lohn CHF 250 im Monat.»

So findest du eine Sekretärin über BlaBlaPrice

Schreib eine Anfrage in einfacher Sprache. Nach der Prüfung (keine Werbung, keine fremden Kontaktdaten) sehen sie Kandidatinnen dieser Kategorie in deiner Region. Sie antworten im Chat: Erfahrung, Sprachen, wann sie anfangen können, Lohnwunsch. Die Plattform zeigt die inhaltlich beste Antwort zuerst, und die Bewertungen siehst du direkt dabei. Dein Telefon bleibt verborgen, und nur die ausgewählte Kandidatin erhält deine Kontaktdaten.

Achte im Gespräch auf schriftliches Englisch, ein gepflegtes Auftreten und die Art zu sprechen. Bitte die Kandidatin, einen kurzen Geschäftsbrief zu schreiben oder ein Musterdokument zu entwerfen. Frag, wie sie mit vertraulichen Informationen umgeht und wie sie Prioritäten setzt, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen. Vereinbare eine Probezeit. Wenn ihr ein elektronisches Dokumentensystem nutzt, zeig es der Kandidatin im Gespräch und schau, ob sie sich schnell zurechtfindet. Bei einem Chef mit vielen Terminen ist wichtig, dass die Sekretärin den Zeitplan führt und rechtzeitig an Änderungen erinnert.

Für alle, die eine Stelle suchen

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Verwandte Stellen: Büroleiter und Direktionsassistenz. Mehr dazu auf der Seite «So funktioniert es».