Büroleiter/in

So findest du einen Office Manager: Administration, Material, ein gepflegtes Büro

Aktualisiert 23. Oktober 2026

Was soll ein Office Manager genau tun

Diese Stelle kann ganz unterschiedlich aussehen. In einem Büro geht es um Administration und den Empfang von Gästen. In einem anderen um den Einkauf von Büromaterial und Wasser, das Bestellen von Kurieren, die Inventarführung und die Betreuung der Mitarbeitenden. Ein Office Manager übernimmt oft einen Teil der Arbeit einer Sekretärin oder einer HR-Assistenz. Schreib die Ausschreibung deshalb um konkrete Aufgaben herum, nicht nur um den Titel.

Die Grösse des Büros bestimmt das Arbeitsaufkommen. Ein Büro mit 30 Personen braucht jemanden, der die tägliche Organisation im Griff hat, Ordnung hält und Routinefragen schnell erledigt, während ein kleines Team weniger Aufgaben hat.

Was den Lohn beeinflusst

• Die Zahl der Mitarbeitenden im Büro.
• Der Umfang der Aufgaben: Administration, Einkäufe, Inventar, Arbeit mit Lieferanten.
• Software: QuickBooks, Google Workspace, MS Office.
• Arbeitszeiten und Ort: zentrale Lage, Vollzeit.
• Erfahrung in einer ähnlichen Stelle.

Was in die Ausschreibung gehört

• Aufgaben — Administration, Einkäufe.
• Lohn — Monatsbetrag.
• Arbeitsort — Stadt und Quartier.
• Arbeitszeiten — fünf Tage die Woche, 9:30 bis 18:30 Uhr.
• Grösse des Büros — Anzahl Mitarbeitende.
• Konditionen — offizielle Anstellung.
• Erfahrung — ab 1 Jahr.
• Software — QuickBooks, Google Workspace.

Beispiel: «Ich suche einen Office Manager in Zürich, im Stadtzentrum, für ein Büro mit 30 Personen. Aufgaben: Administration, Einkauf von Büromaterial und Wasser, Gäste empfangen, Arbeit mit Lieferanten. Fünf Tage die Woche, 9:30 bis 18:30 Uhr, offizielle Anstellung. Erfahrung ab 1 Jahr, QuickBooks und Google Workspace. Lohn CHF 200 im Monat.»

So findest du einen Office Manager über BlaBlaPrice

Beschreibe deinen Bedarf in einer Anfrage. Nach der Prüfung (keine Werbung, keine fremden Kontaktdaten) sehen sie Kandidaten dieser Kategorie und Region. Sie antworten im Chat: Erfahrung, wann sie eintreten können, Lohnwunsch. Die Plattform zeigt die inhaltlich beste Antwort zuerst, und die Bewertungen siehst du direkt bei jeder Antwort. Dein Telefon bleibt verborgen, und nur der ausgewählte Kandidat erhält deine Kontaktdaten.

Frag im Gespräch, wie die Kandidatin ihren Tag organisiert, was sie tun würde, wenn der Drucker ausfällt oder das Wasser nicht geliefert wird, und wie sie Unterlagen ablegt. Lass dir ein Beispiel für einen Bericht oder eine Tabelle zeigen, die sie früher geführt hat. Vereinbare eine Probezeit und die Grenzen der Ausgabenbefugnis. Erkläre, wem der Office Manager unterstellt ist und wer ihm Aufgaben gibt, damit es keine Verwirrung zwischen den Vorgesetzten gibt.

Für alle, die eine Stelle suchen

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Verwandte Stellen: Sekretärin und Administrator. Mehr dazu auf der Seite «So funktioniert es».